Debitorendaten bearbeiten
Unter diesem Menupunkt ergänzen Sie Ihre Adressen um alle debitorenspezifischen Daten wie Zahlungskonditionen, MwSt-Code, Kundenrabatt etc. Sie können grundsätzlich keine Belege (Rechnungen, Gutschriften, aber auch Lieferscheine, Offerten und Auftragsbestätigungen) erfassen, bevor die Debitorendaten nicht erfasst sind. Das Vorhandensein der Debitorendaten wird von allen Programmmodulen bei den entsprechenden Belegvorgängen geprüft und, falls diese nicht vorhanden sind, jeweils direkt in den Erfassungsvorgang des Beleges mit einbezogen.
Debitorendaten aufrufen:
Das Programm stellt Ihnen das Adressfenster im Aufrufmodus zur Verfügung. Nach dem Aufruf der Adresse wird der Infopoint angezeigt.
Debitoren-Infopoint:
F1 - Bemerkungen:
Wenn die Funktion parametriert ist, können Sie hier Bemerkungen zum Debitor erfassen. Geben Sie die Bemerkungen ein und schliessen Sie jede Zeile mit der Eingabetaste 'Enter' ab.
F2 - Umsätze:
Über diese Funktion erhalten Sie einen raschen Überblick über die Debitorenumsätze; sowohl der fakturierten als auch der bezahlten Umsätze. Die fakturierten Umsätze erscheinen gegliedert nach Monaten. Diese werden beim Jahresabschluss zusammengefasst, als ein Total ins Vorjahr übertragen und im aktuellen Jahr auf Null zurückgesetzt.
F3 - Belege:
Über diese Funktion haben Sie Einsicht in alle vorhandenen Rechnungen, Gutschriften und Vorauszahlungen des Debitors. Dabei werden die Belege nach Nummer absteigend sortiert angezeigt (jüngste Belege zuerst, älteste Belege zuletzt). Sind sehr viele Belege für einen einzelnen Debitor vorhanden, so kann die Aufbereitung dieser Information einige Zeit in Anspruch nehmen.
F4 - Zahlungen:
Über diese Funktion haben Sie Einsicht in alle vorhandenen Zahlungen des Debitors. Dabei werden die Zahlungen nach Nummer absteigend sortiert angezeigt. Sind sehr viele Zahlungen für einen einzelnen Debitor vorhanden, so kann die Aufbereitung dieser Information einige Zeit in Anspruch nehmen.
F5 - Stammblatt drucken:
Über diese Funktion können Sie das Stammblatt des Debitors direkt drucken. Das Stammblatt enthält Informationen über die Grundeinstellungen zum Debitor, dessen Codes und Umsätze.
Mit der PageUp-Taste 'PgUp' bzw. der PageDown-Taste 'PgDn' können Sie innerhalb der Debitoren vor- und rückwärtsblättern. Sie kehren danach direkt in den Info-Point zurück. Mit der Escape-Taste 'ESC' können Sie den Info-Point verlassen und einen weiteren Debitor aufrufen.
Ctrl+X - Debitorendaten löschen:
Mit diesem Punkt können Sie Debitorendaten, zu denen keine Belege mehr existieren, löschen. Adressen können unter diesem Punkt nicht gelöscht werden, da das europa3000™-System diese in der europa3000™-Adressverwaltung zentral verwaltet, und dort vor dem Löschen einer Adresse prüft, ob zur Adresse in einem anderen europa3000™-Programm noch Verbindungen (Relationen) existieren.
Sobald ein Datensatz aufgerufen ist, prüft das Programm, ob für diesen Debitor noch Belege vorhanden sind.
Wenn zu dem gewählten Debitor noch Belege existieren, meldet das Programm:
Findet das Programm keine Belege mehr, wird nach einer Sicherheitsabfrage der Debitorendatensatz aus dem System entfernt.
Durch Druck auf eine beliebige Taste kehrt das Programm in beiden Fällen zum Kontextmenu zurück.
Ctrl+N - Neue Adresse erfassen
Erfassen Sie eine neue Adresse wie im Handbuch Adressverwaltung beschrieben. Wird die Adresse bestätigt, wechselt das Programm zu den Debitorenfenster.
Sind keine Debitorendaten zur aufgerufenen oder neu erfassten Adresse vorhanden, blendet das Programm die Standardwerte vor, die im Ribbon/Datenbank/Standard Definitionen erfasst sind. Sie können bestätigt oder überschrieben werden.
Zahlungskonditionen:
Nummer einer im System-Menu/Einstellungen/Debitoren-Zahlungskonditionen definierten Zahlungskondition. Damit setzt das Programm den dazugehörenden Text auf den Rechnungen dieses Kunden ein, berechnet das Fälligkeitsdatum und das Datum für die erste Mahnung. Die Funktionstaste 'F1' erlaubt die Anwahl der gewünschten Zahlungskondition im Fenster Zahlungskonditionen Debitoren.
Fremdwährungscode:
Mit der Einstellung Fremdwährungen erscheint dieses Feld zur Eingabe der gewünschten Fremdwährung. Der hier eingegebene Fremdwährungscode muss mit dem Fremdwährungscode des angewählten Debitorenkontos (siehe unten) übereinstimmen. Die Funktionstaste 'F1' erlaubt die Anwahl der Währungscodes.
Debitorenkonto:
Geben Sie hier ein gültiges Konto, d.h. ein in der europa3000™-Finanzbuchhaltung mit dem Schnittstellencode 2 gekennzeichnetes Konto ein, in dessen Soll die Rechnungen und in dessen Haben die Zahlungen des Kunden zu buchen sind. Die Funktionstaste 'F1' erlaubt die Anwahl eines Debitorenkontos.
Kreditlimite:
Geben Sie hier die Kreditlimite, die Sie dem Kunden gewähren, ein. Sobald die Kreditlimite eines Kunden in den Offenen Posten überschritten ist, erscheint vor dem Erfassen eines Belegs für den Kunden in der europa3000™-Fakturierung eine Warnung. Wird nichts oder der Betrag «0.00» eingegeben, erscheint diese Warnung nie. Wird ein negativer Wert (z.B. «-1.00») als Kreditlimite eingegeben, so erscheint die Kreditlimiten-Warnung für diesen Kunden immer (Immer wiederkehrender Verbleib der Zahlung eines Debitors kann so gekennzeichnet werden).
Zahlungsmoral:
Angabe eines negativen oder positiven Wertes in Tagen. Der Wert zeigt die durchschnittliche Abweichung des Zahlungsdatums vom Fälligkeitsdatum. Eine negative Zahl bedeutet also eine gute Zahlungsmoral (der Debitor zahlt vor dem Fälligkeitsdatum). Je höher eine positive Zahl ausfällt, desto schlechter ist die Zahlungsmoral des Kunden. Ein Wert von bspw. 10 zeigt Ihnen an, dass der Kunde im Durchschnitt erst zehn Tage nach Fälligkeit bezahlt. Siehe auch Zahlungsmoral
Identifikation EU:
Geben Sie hier die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zum Debitor ein. Diese Nummer ist für den innergemeinschaftlichen Erwerb vorgesehen. Pro ID-Nummer kann in der MwSt-Abrechnung auf der Umsatzsteuer-ID-Umsatzliste (siehe Hauptmenupunkt (6) Mehrwertsteuer-Abrechnung) ein Umsatztotal über eine bestimmte Zeitperiode ausgewiesen werden.
Netto Verkaufspreis:
Checked = Wenn die Belege in der europa3000™-Fakturierung erfasst werden, greift das System auf die Nettopreise in der europa3000™-Lagerverwaltung zu, und addiert die MwSt am Ende des Belegs.
Unchecked = Beim Erfassen von Belegen in der europa3000™-Fakturierung greift das Programm bei diesem Debitor jeweils auf das Bruttopreisfeld des einzelnen Artikels. Sämtliche Preise und Endbeträge verstehen sich dann inklusive MwSt.
Rabattcode:
Eingabemöglichkeit: A bis J. Wird im Zusammenhang mit der Kunden- / Artikelmatrix verwendet und gibt die jeweilige Rabattkategorie des betreffenden Debitors an.
Rabatt in %:
In diesem Feld können Sie einen individuellen, prozentualen Kundenrabatt definieren. Dieser wird dann in der europa3000™-Fakturierung gemäss der im System-Menu/Einstellungen/Rabattstruktur definierten Rabattstruktur bei allen Artikeln und Dienstleistungen vorgeschlagen, die keiner Rabattsperre unterliegen.
MwSt-Code:
Geben Sie hier den MwSt-Code nur ein, wenn der Kunde grundsätzlich von der MwSt befreit ist (Export-Kunde), da der kundenspezifische MwSt-Code die MwSt-Codes der Artikel übersteuert. Geben Sie einen Code ein, hinter dem ein Satz erfasst ist, erscheint eine zusätzliche Abfrage. Die Funktionstaste 'F1' erlaubt die Anwahl des benötigten Codes im Fenster Umsatzsteuersätze.
Sprachcode:
Wählen Sie hier einen Sprachcode, wenn Sie mehrsprachige Belege (Fakturen, Gutschriften, Mahnungen) generieren wollen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Grundeinstellung für die Sprachanzahl der Artikelbezeichnungen im System-Menu/Einstellungen/System-Grundeinstellungen im Feld Anzahl Sprachen pro Artikelbezeichnung. In der Standardeinstellung des europa3000™-Systems bedeuten:
1 = deutsch
2 = französisch
3 = englisch
Bleibt das Feld Sprachcode leer, so werden Belege generell in der aktuell verwendeten Systemsprache gedruckt. In der Standard können maximal drei Sprachen gleichzeitig verwaltet werden.
Tarifcode:
Eingabemöglichkeit: A bis J. Dieses Feld ist nur wirksam, wenn im Artikelstamm der Preistyp auf 3 Tarifpreise eingestellt ist.
In diesem Fall können pro Artikel über die Tarifcodes A bis J bis zu zehn Netto- und Brutto-Tarifpreise erfasst und hier dem Debitor zugeordnet werden.
Beipiel: Tarifcode B für Debitor = Netto CHF 17.18. Belegeditor:
Sammelrechnungart:
Gibt an, auf welche Weise Lieferscheine zu Rechnungen zusammengefasst werden sollen. Es gilt:
0 = keine Festlegung
1 = Normale Sammelrechnung (Rechnung mit Total pro Lieferschein)
2 = Sammelrechnung mit Auflösung (Details) der jeweils ersten Artikelzeile
3 = Sammelrechnung mit Auflösung aller Artikelzeilen
4 = Sammelrechnung mit Auflösung aller Belegzeilen (auch Textzeilen)
5 = Pro Lieferschein eine Rechnung
QR-Druckart:
Gibt an, wie der QR gedruckt werden soll. Es gilt:
00 = nur Gesamtbetrag
01 = Gesamtbetrag mit Skonto
02 = Gesamtbetrag und Gesamtbetrag mit Skonto
03 = Jede Rate oder Gesamtbetrag
04 = Jede Rate oder Gesamtbetrag mit Skonto
05 = Jede Rate oder Gesamtbetrag und Gesamtbetrag mit Skonto
06 = kein QR
QR Variante:
Pro Zahlungskonto kann eine QR und eine QR+ Variante definiert werden. Die Variante kann in den allgemeinen Belegdaten gewechselt werden (Standard=1). Hier kann dem Debitor eine Variante hinterlegt werden, die bei ihm dann vorgeschlagen wird.
Debitorendaten einbeziehen bei Belegbearbeitung:
Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, können die Debitorendaten während der Belegbearbeitung (europa3000™-Auftragsbearbeitung oder europa3000™-Fakturierung) angezeigt oder geändert werden, abhängig von den Einstellungen der Programme Auftragsbearbeitung und Fakturierung.
LSV-Teilnehmer:
Checked = Der Debitor nimmt am Lastschriftverfahren teil. Alle Belege dieses Debitors werden künftig mit dem LSV-Flag versehen, so dass diese automatisch innerhalb des LSV-Verfahrens zur Zahlung vorgeschlagen werden. Um Zahlungen über das Lastschriftverfahren abwickeln zu können, müssen Sie im Besitz der Einzugsermächtigung des betreffenden Debitors sein.
Unchecked = Der Debitor nimmt nicht am Lastschriftverfahren teil. Bei Fremdwährungsdebitoren ist das Lastschriftverfahren ausgeschlossen.
Bankkontonummer.:
Bank-Kontonummer des LSV-Teilnehmers (Debitors). Ab diesem Konto sollen die Zahlungen belastet werden. Die Bank-Kontonummer ist zwingender Bestandteil eines funktionierenden Lastschriftverfahrens.
Bankleitzahl:
Bankleitzahl, Clearingnummer oder Swiftnummer der Bank des LSV-Teilnehmers (Debitors). Diese Nummer ist zwingender Bestandteil eines funktionierenden Lastschriftverfahrens.
Kundencode:
Mit Hilfe dieses Codes können Kunden mit einem gemeinsamen Merkmal für Selektionen zusammengefasst werden. Bitte beachten Sie, dass nach jedem einzelnen Zeichen dieses Codes selektiert werden kann.
Vertretercode:
Freie Eingabemöglichkeit innerhalb der Feldlänge. Bitte beachten Sie, dass nach jedem einzelnen Zeichen in diesem Code selektiert werden kann.
Mahnsperre:
Checked = Für diesen Debitor werden keine Mahnungen ausgegeben.
Unchecked = Für diesen Debitor werden Mahnungen ausgegeben.
Mahngebühren belasten:
Checked = Wenn dem Kunden bei Mahnungen die unter Punkt 9.2.1 definierten Mahngebühren zum gemahnten Rechnungsbetrag addiert werden sollen.
Unchecked = Wenn dem Kunden keine Mahngebühren belastet werden sollen.
Hinweis: Geforderte Mahngebühren werden erst bei Bezahlung als Ertrag gebucht. Vorher werden sie lediglich als Information im System mitgeführt.
Mahntextgruppe:
Hier legen Sie fest, mit welchem Mahntext (Set 1, 2 oder 3) der Debitor an seine Zahlungen erinnert wird.
Kostenstelle / Kostenart:
Ertragskostenstelle und Kostenart, auf welche der Nettobetrag des Belegs gebucht werden soll.
ID E-Rechnung:
Hier können Sie die E-Rechnungs-ID des Debitors eingeben.
Receiver-Network/Empfänger-Netzwerk:
Wenn eine E-Rechnung an einen Kunden ausserhalb des Postfinance-Netzwerks gesendet wird, müssen hier der Name des externen Netzwerks und die ID des Empfängers eingegeben werden.
KST / KA für Abzüge:
Kostenstelle und Kostenart, auf welche ein eventueller Abzugsbetrag gebucht werden soll.
Hinweis: Kostenstellen und Kostenarten werden nur angestellt wenn die europa3000™-Kostenstellenrechnung aktiv ist.
Wenn das Debitorendatenfenster verlassen wird, erscheint die Auswahl der individuellen Listen pro Debitor. Hier kann, pro Belegtyp, angegeben werden, ob für den ausgewählten Debitor eine andere Liste als die Standardliste ausgegeben werden soll. Im folgenden Beispiel wird nicht die Standardliste Nr. 11 für die Rechnung gedruckt, sondern die Nr. 20
Sobald dieses Fenster verlassen wird, springt das Programm zurück in das Adressfenster und der Infopoint wird wieder aktiviert.