Memora

Effizientes Ticketmanagement – einfach, strukturiert, nachvollziehbar.

Mit der neuen Version von europa3000™ wird auch ein webbasiertes Ticketsystem eingeführt. Hier können verschiedene Notizen erfasst und mit anderen Mitarbeitern geteilt werden. Dies ist auch für Mitarbeiter möglich, die kein  europa3000™ nutzen. 

Die Webansicht ist in einem hellen und einem dunklen Design verfügbar.

Mit dem integrierten Workflow bleibt jederzeit der Überblick über alle Vorgänge gewährleistet. Der Login-Prozess unterstützt mehrere Mandanten und lässt sich durch Direktlinks weiter vereinfachen – ideal für Teams, die mit  verschiedenen Kunden oder Standorten arbeiten. Drei flexible Dashboard-Ansichten zeigen genau das, was gebraucht wird: eigene offene Tickets, alle Vorgänge oder abgeschlossene Fälle – auf einen Blick, ohne Suchen.
Beim Erstellen eines Tickets wird direkt auf die europa3000™-Datenbank zugegriffen. Adressen werden automatisch übernommen, bestehende Vorgänge sofort angezeigt und zuständige Sachbearbeiter per E-Mail benachrichtigt – so startet jeder neue Vorgang strukturiert und ohne manuelle Doppelarbeit.
Innerhalb eines Tickets lassen sich Aktionen erstellen – konkrete Aufgaben, die den Bearbeitungsprozess Schritt für Schritt abbilden. Jede Aktion ist klar einer Person zugewiesen und dokumentiert einen definierten Teilschritt im Gesamtvorgang. Status und Zuweisung des übergeordneten Tickets passen sich automatisch an – der gesamte Verlauf bleibt transparent und jederzeit nachvollziehbar. Alle Daten in Memora werden direkt in der europa3000™-Datenbank gespeichert und sind dadurch auch über die vorhandene Backup-Strategie gesichert. Die Dokumente, welche als Anhänge zu den Notizen gespeichert werden, können per Konfiguration auf ein freigegebenes Netzlaufwerk gespeichert werden (siehe Anleitung zur Installation). Auch damit kann auf das vorhandene Backup zurückgegriffen werden.

Login

http://..../auth/login

Beim Login wird zunächst der gewünschte Mandant ausgewählt. Anschliessend erfolgt die
Anmeldung mit den persönlichen Zugangsdaten.



Falls der Mandant zusätzlich durch ein Mandantenpasswort geschützt ist, ist dieses im
Anmeldeprozess ebenfalls einzugeben.

Zur Vereinfachung des Login-Prozesses kann ein Mandant bereits über die URL vorausgewählt werden. Hierzu wird der Parameter client an die Login-URL angehängt:

http://.../auth/login?client={client_nr}

Beispiel:

http://.../auth/login?client=998

→ In diesem Fall wird der Mandant mit der Nummer 998 automatisch vorausgewählt.


Aufruf direkt aus europa3000™

Dieser Link mit korrekter IP-Adresse kann direkt im „system\definitions\Ribbon.xml” konfiguriert werden. Das sieht wie folgt aus:

Dadurch kann das Memora direkt im europa3000™ aufgerufen werden. Der Mandant wird dabei mitgegeben. Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie weiter unten unter Konfiguration in europa3000


Dashboards

Aktuell stehen drei verschiedene Dashboards zur Verfügung, die unterschiedliche Sichten auf
die vorhandenen Tickets bieten:

In dieser Ansicht werden ausschliesslich Tickets angezeigt, die aktuell mir zugewiesen sind und
sich nicht im geschlossenen Status befinden.

Diese Ansicht enthält sämtliche Tickets, unabhängig davon, ob sie offen, in Bearbeitung oder
bereits geschlossen sind.

Hier werden ausschliesslich Tickets angezeigt, die sich im geschlossenen Status befinden.


Neues Ticket erstellen

Beim Erstellen eines Tickets kann eine Adresse ausgewählt werden, die auf die Datenbank von europa3000™ zugreift. Nach Auswahl und Übernahme der Adresse werden, sofern vorhanden, direkt die zugehörigen offenen und geschlossenen Tickets angezeigt. Dadurch entsteht sofort eine Übersicht über bestehende Vorgänge zu dieser Adresse. Zusätzlich kann über das Statistik-Symbol neben dem Titel die Verkaufsstatistik zur ausgewählten Adresse geöffnet werden. Angehängte Dateien werden im bei der Installation definierten Ordner gespeichert. Dies stellt sicher, dass die Datenbank schlank bleibt und keine unnötigen Dateimengen enthält. Durch die Auswahl eines Sachbearbeiters wird das Ticket einer verantwortlichen Person zugewiesen. 

Falls die E-Mail-Funktion bei der Installation aktiviert wurde, erhält der zuständige Sachbearbeiter automatisch eine Benachrichtigung über die Zuweisung eines neuen Tickets. Dies gilt nur, sofern die zugewiesene Person nicht identisch mit der erstellenden Person ist. 

Hinweis zu Standardwerten

Für bestimmte Felder können Standardwerte definiert werden, um die Effizienz bei der
Ticketerstellung zu erhöhen. Dies wird weiter unten beschrieben.

Aktionen hinzufügen

Bei einem bestehenden Ticket können Aktionen hinzugefügt werden, um den Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar zu dokumentieren. Sobald ein Ticket mindestens eine Aktion enthält, sind direkte Änderungen am Ticket selbst
nicht mehr vorgesehen. Dadurch bleibt die Historie konsistent und vollständig nachvollziehbar.

Änderungen innerhalb einer Aktion - insbesondere bei:

- Priorität
- Status
- Sachbearbeiter

werden automatisch auf das übergeordnete Ticket übertragen. Dadurch ist sichergestellt, dass das Ticket jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand widerspiegelt und der korrekten Person zugewiesen ist.

Um sicherzustellen, dass jeweils nur eine Aktion aktiv bearbeitet wird, schliesst das System beim Erstellen einer neuen Aktion die vorherige automatisch ab. Über die Standardwerte lässt sich festlegen, welcher Status dabei gesetzt wird. So wird eine parallele Bearbeitung verhindert und der Fortschritt bleibt klar und geordnet.

 

Benutzerverwaltung

Jeder Benutzer kann sein eigenes Profil jederzeit anpassen. Dazu wird oben rechts auf die Profilblase (der farbige Kreis mit dem eigenen Initial) geklickt. Es öffnet sich das Profil mit drei Registern:

Hier können Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort geändert werden. Die Änderungen werden mit dem entsprechenden Button gespeichert.

Hier legt jeder Benutzer seine persönlichen Standardwerte fest (z. B. Priorität, Status oder Sachbearbeiter beim Erstellen von Tickets). Persönliche Standardwerte überschreiben die globalen Einstellungen. Administratoren können zusätzlich die globalen Standardwerte definieren, die für alle Benutzer ohne eigene Einstellung gelten.

(nur für Administratoren sichtbar)
In diesem Register werden alle vorhandenen Benutzer aufgelistet. Administratoren können hier neue Benutzer anlegen sowie bestehende Benutzer bearbeiten. Beim Anlegen eines neuen Benutzers werden folgende Felder ausgefüllt:

- Benutzername
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Rolle (Benutzer oder Administrator)
- Aktiv (aktiviert oder deaktiviert)

 

Konfiguration in europa3000

Damit Memora direkt aus europa3000 geöffnet werden kann, muss die aufzurufende URL korrekt hinterlegt werden. Die folgende Datei im europa3000-Dateisystem ist zu öffnen:

system\definitions\Ribbon.xml

Der entsprechende Eintrag ist wie folgt zu konfigurieren:

Die angegebene URL verweist auf die Adresse, unter der Memora erreichbar ist (z. B. ServerAdresse oder Domain).

Der Platzhalter client={0} wird automatisch durch die aktuell geöffnete Client-Nummer in europa3000 ersetzt.
Nachfolgend ein Beispiel für einen Ribbon-Button, der Memora über http://localhost:3000/auth/login?client=998 aufruft, sofern man sich im Mandant 998 befindet:

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