Belegadressen
Jeder Beleg ist einer Adresse zugeordnet. Dies ist bei Offerten, Lieferscheinen, Auftragsbestätigung und allen weiteren Informationsbelegen die Kundenadresse. Zu jedem Beleg kann ausserdem eine Lieferadresse zugeordnet werden. Fehlt diese Zuordnung, dann ist die Belegadresse gleichzeitig die Lieferadresse. Es kommt in einigen Fällen vor, dass die Leistung durch eine andere Adresse (z.B. Holding) bezahlt wird. Sie können den Belegen deshalb noch eine Rechnungsadresse zuordnen. Fehlt diese Angabe, dann ist die Belegadresse (Kundenadresse) gleichzeitig die Rechnungsadresse. Für die Rechnungsadresse müssen die Debitorendaten existieren. diese bestimmen u.a. Sprache, Zahlungskondition und QR-Druck. Bei den Belegen Rechnung und Gutschrift ist die Rechnungsadresse die Belegadresse. Wenn Sie aus einem Lieferschein mit verschiedenen Kunden- und Rechnungsadressen eine Rechnung generieren, dann wird die Rechnungsadresse automatisch zur Belegadresse (beide Adressen werden geswapt). Für jede Adresse (Kundenadresse, Lieferadresse und Rechnungsadresse) können Sie noch einen Spezialempfänger erfassen. Für den Druck der Belege werden alle drei Adressen bereitgestellt. Statt einer Rechnungsadresse kann auch eine Versandadresse für die Rechnung definiert werden. in diesem Fall entfällt die Rechnungsadresse, d.h. auch bei der Rechnung ist die Kundenadresse die Belegadresse. Eine Versandadresse ist u.a. bei Bearbeitung der Rechnung durch den Treuhänder oder durch die Holding sinnvoll. Die Umsätze in der Verkaufsstatistik werden generell zur Kundenadresse geführt.
Wenn der Lieferschein mit drei unterschiedlichen Adressen erfasst ist,
dann sehen die Belegkopfdaten für die Rechnung wie folgt aus:
Sie sehen, dass Kundenadresse und Rechnungsadressen ausgetauscht wurden. Natürlich werden die entsprechenden Spezialempfänger auch ausgetauscht. Die Spezialempfänger ersetzen im Druck der Belege Abteilung / z.Hd. in den Adressen.
Damit Sie die unterschiedlichen Adressen nicht jedes Mal neu eintragen müssen, können Sie diese bei der Kundenadresse in der Adressverwaltung schon definieren.
Sie können standardmässig bis zu drei Lieferadressen (parametrierbar auf 7) und zwei Rechnungsadressen definieren. Es wird immer der erste Eintrag vorgeschlagen. Mittels der Funktionstaste 'F1' können Sie eine andere Adresse wählen. Beachten Sie, dass entweder eine Versandadresse für die Rechnung oder Rechnungsadressen definiert werden können.
Wenn für eine Kundenadresse eine Rechnungsadresse definiert ist und Sie sofort für den Kunden eine Rechnung mit der Rechnungsadresse erfassen wollen, dann müssen Sie in den Grunddaten die CheckBox Immer Rechnungsadresse verwenden aktivieren. Sie können aber dann keine Rechnung für den Kunden direkt mit der Kundenadresse als Rechnungsadresse mehr erfassen.
Eine spezielle Lösung liegt bei Offerten und Aufträgen (Beleg der Auftragsbearbeitung) vor. Ist in der obigen Adresszuordnung ein Eintrag für Offerten an Adresse vorhanden, dann wird diese Adresse als postalische Adresse bei der Ausgabe von Offerten verwendet. Der Beleg Offerte besitzt weiterhin als Belegadresse die Kundenadresse. Analog gilt es für die Auftragsadresse beim Beleg Auftrag.