Lohnabrechnungen per Incamail

Über diesen Menupunkt können die Lohnabrechnungen per Incamail versendet werden.

Es sind einige Voraussetzungen erforderlich damit die Lohnabrechnungen gesendet werden können. Incamail ist kostenpflichtig, es bedarf einer Registrierung bei Incamail und einer einmaligen Aufschaltung durch den europa3000 Partner.

Die Logindaten werden dann in Tools/Globale Einstellungen/Systemeinstellungen F3=IncaMail Login eingetragen.

Für den Versand mit Incamail kann ein Template erstellt werden. In dem Template muss der Dateiname für die Lohnabrechnung angegeben sein.

Damit die Mitarbeiter Ihre Lohnabrechnungen per Incamail erhalten können müssen sich diese auch bei IncaMail registrieren. Die registrierte Email Adresse muss bei dem Mitarbeiter eingetragen sein, oder eingetragen werden.

Die kann in der Lohnbuchhaltung in den Mitarbeiter Stammdaten vorgenommen werden. Hierzu ruft man mit F3 die Adressdaten auf.

Es stehen für jeden Mitarbeiter zwei Email Adressen zur Verfügung. Im Anschluss daran muss der Mitarbeiter für den Versand per Incamail aktiviert werden.

In den Mitarbeiter Stammdaten sind zwei Felder für die Konfiguration von Incamail vorhanden.

Mit der Checkbox wird der Mitarbeiter für Incamail aktiviert und in der grösseren Box kann mit F1 eine Email Adresse ausgewählt werden.

Wenn die Mailadresse ausgewählt wurde, wird die Checkbox automatisch aktiviert.

Der Mitarbeiter ist jetzt für den Versand der Lohnabrechnungen fertig konfiguriert. Die Konfiguration muss bei jedem Mitarbeiter einzeln durchgeführt werden.

 

Incamail Dashboard

Bei der Auswahl des Menupunktes wird ein Selektion der anzuzeigenden Lohnabrechnungen angezeigt. 

Bei der Eingrenzung kann angegeben werden ab welchem Monat und bis zu welchem Monat (jeweils inklusive des angegebenen Monats) die Lohnabrechnungen angezeigt werden sollen.
Bei den im Bild ersichtilichen Daten würden die Abrechnungen für die Monate März, April und Mai angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle wann die Abrechnung erstellt wurde, sondern nur für welchen Monat die Abrechnung erstellt wurde.

Default Werte für die Felder:

 

Von alle Abrechnungen in der Vergangenheit
Bis Bis zum aktuellen Monat

Wenn "Mitarbeiter auswählen" ausgewählt wurde, so wird ein Selektionsfenster für die Personalnummern angezeigt.

Es werden dann alle Lohnabrechnungen für den gewählten Zeitraum und die ausgewählten Mitarbeiter angezeigt. Sortiert sind die Lohnabrechnungen nach "Name" und "Monat.Jahr".

Stati:
Q = In Warteschlange
D = Zugestellt
L = Verzögert
U = Unzustellbar
R = Gelöscht
O = Geöffnet/Gelesen
E = Error