E-Mailversand

Mit der Zusatzprogrammierung "MailInvoice" können Sie anstelle einer Druckausgabe (oder parallel dazu) eine E-Mail mit dem Beleg (PDF) als Anhang generieren und versenden.

Dies gilt für sämtliche Belege in den Modulen

• Auftragsbearbeitung
• Fakturierung
• Kurs und Seminarverwaltung
• Einkauf
• Leistungsmanager
• Gebührenfakturierung
• Service und Unterhalt
• Garagen Fakturierung
• Aboverwaltung
• WIGA-Schnittstelle

Es gibt mehrere Parameter, die eingestellt werden können

• E-Mail(s) erstellen im Menüpunkt (1) Belege erfassen, (3) Belege drucken oder an beiden Stellen
• E-Mail direkt senden, muss bestätigt werden oder zwischenspeichern
• Beleg nicht drucken, drucken oder als zweites Exemplar drucken (mit Kopie-Einstellungen)
• mit oder ohne Einzahlungsschein
• Für jeden Belegtyp kann eine Textdatei (auch mehrsprachig) als Vorlage für den Mailtext erstellt werden

E-mail direkt senden

Nach Wahl des Ausgabegeräts sendet das Programm die E-Mail automatisch und ohne Abfrage.

E-Mail muss bestätigt werden

Nach Wahl des Ausgabegeräts sendet das Programm die E-Mail nach folgende Abfrage.

Ja = die E-Mail wird gesendet und der Beleg erhält den entsprechenden Status.
Nein = die E-Mail wird zwischengespeichert.

E-Mail wird zwischengespeichert

Wenn die App aktiviert ist, erhalten die Hauptmenüs der Auftragsbearbeitung, Fakturierung und Einkauf unter Auswertungen zusätzliche Menüpunkte

   

Hier können Sie die zwischengespeicherten E-Mails verwalten

Alle = Es werden alle nicht gesendeten Belege angezeigt
Nur eigene = Es werden nur nicht versendete Belege des aktiven Users angezeigt

Nach Auswahl eines der 2 Menüpunkte erscheint ein Fenster mit den in der App definierten Belegtypen.

Nach Auswahl des Belegtyps erscheint eine Übersicht mit den noch nicht versendeten Belegen für diesen Belegtyp.

Die Belege können mit der Leertaste oder den F-Tasten angewählt/ausgewählt und mit Enter oder Ctrl+Enter erscheint die folgende Abfrage

 

Im Posteingang des Empfängers könnte es nun so aussehen

Der Inhalt der E-Mails ist in den folgenden Dateien definiert

Invoice.txt für Rechnungen
CreditNote.txt für Gutschriften
Offer.txt für Offerten
CustomerOrder.txt für Aufträge
OrderConfirmation.txt für Auftragsbestätigungen
DeliveryNote.txt für Lieferscheine
DeliveryRequest_01.txt für Lieferanfragen
OfferRequest_01.txt für Offertanfragen
Order_01.txt für Bestellungen

Bei Mehrsprachigkeit muss die Nummer der Debitoren- oder Kreditorensprache ergänzt werden (Beispiel: Invoice_01.txt (Sprache 1), Invoice_02.txt (Sprache 2 etc.).

Die Dateien sind im Unterverzeichnis ..\data\common abzulegen und können mit jedem beliebigen Texteditor oder in der Tools unter Dateien bearbeiten bearbeitet werden.

Beispiel: Invoice_01.txt in Notepad++

Die PDF-Datei im Anhang ist eine Kopie des Originaldokuments, mit der Möglichkeit, einige spezifische Einstellungen für die Kopie vorzunehmen.
Sie haben z.B. das Firmenlogo auf vorgedrucktem Papier und sollten deshalb nicht gedruckt werden, aber es sollte auf dem PDF sein.

Dann setzen Sie in den Listenparametern die Einstellungen wie unten gezeigt

Für den Hintergrundsektion mit Bild deaktivieren Sie den Drucker

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