Kostenstellen bearbeiten

Unter diesem Menupunkt können Sie Kostenstellen erfassen, aufrufen, ändern und löschen. Zudem können Sie direkt ein Kostenstellen-Kontoblatt ausgeben lassen.

Zuerst sind die Hauptkostenstellen zu erfassen und zu speichern und danach die Vorkostenstellen (allgemeine Kostenstellen, Hilfskostenstellen). Beachten Sie, dass die Bildung der Kombinationen von Kostenstellen und Kostenarten erst beim Verlassen des Menupunktes erfolgt.

Kostenstelle: Name oder Nummer der Kostenstelle.
Bezeichnung: Text, nähere Beschreibung der Kostenstelle.
Leiter: Kostenstellen-Leiter, in der Regel der Verantwortliche für das Budget.
KST-Code: Allgemeiner Code der Kostenstelle. Sie können dieses Feld z.B. für spezielle Gruppierungen der Kostenstellen verwenden.
Vorkostenstelle: Typ der Kostenstelle
                leer = Hauptkostenstelle
                markiert = Vorkostenstelle (allgemeine Kostenstelle oder Hilfskostenstelle)
Auswertungsebenen 1 - 6: Die Kostenstelle kann auf jeder der sechs möglichen Auswertungsebenen in die Deckungsbeitragsrechnung einbezogen werden. Sie geht in eine Deckungsbeitragsrechnung ein, wenn der Name und die KST-Art (Gruppennummer innerhalb der Deckungsbeitragsrechnung) angegeben sind. Für alle unterschiedlichen Namen einer Auswertungsebenen werden getrennte Deckungsbeitragsrechnungen erstellt. Die KST-Art ist eine Nummer zwischen 01 und 19. Kostenstellen mit gleicher Nummer werden in einer Spalte in der Deckungsbeitragsrechnung ausgewiesen. Damit sind verschiedenste Auswertungen der Erträge und Kosten für unterschiedliche Kostenstellen-Gruppen möglich.

Beispiel
Für vier Filialen sind getrennte DB-Rechnungen zu erstellen, wobei Produktionskostenstellen, Servicekostenstellen und administrative Kostenstellen getrennt auszuweisen sind.
Alle Kostenstellen der Filiale 1 erhalten in der Auswertungsebene den Namen FIL1. Analog für die anderen Filialen FIL2, FIL3 und FIL4. Allen Produktionskostenstellen wird die KST-Art 01, allen Servicekostenstellen die KST-Art 02 und allen administrativen Kostenstellen die KST-Art 03 zugewiesen. Es werden somit 4 DB-Rechnungen (eine pro Filiale) erstellt und jede DB-Rechnung enthält 3 Kolonnen von Kostenstellenwerten.

 

Vorkostenstellen
Um allgemeine Kosten über bestimmte Schlüssel auf Kostenstellen zu verteilen, bedient sich europa3000™ der Vorkostenstellen (allgemeine Kostenstellen und Hilfskostenstellen). Diese werden mit einem Kostenstellen-Typ 1 gekennzeichnet.  Umlagen können von einer Vorkostenstelle auch auf eine andere Vorkostenstelle erfolgen. Das Programm erkennt dabei die Hierarchie der Vorkostenstelle automatisch. Sie müssen allerdings darauf achten, dass keine Schleifen von Zuordnungen gebildet werden. Es stehen vier Umlageverfahren zur Verfügung (s. unten). Umverteilt wird monatlich.

Einer Vorkostenstelle können folgende weitere Parameter zugeordnet werden:

Bezeichnung: Gibt die Einheit der Umlagewerte an, i.a. sind dies Beträge und somit CHF.
Umlageart: 1-4. Sie können für jede Vorkostenstelle bestimmen, wie die Kosten auf die Hauptkostenstellen oder weitere Vorkostenstellen umgelegt werden:

Total/Basis * Anteil: Das Monatssaldo der Vorkostenstelle wird durch die Basis dividiert und multipliziert mit dem jeweiligen Anteil auf die Kostenstellen umverteilt. Die Basis ist i.a. 100 und der Anteil der Prozentanteil. Das Verfahren wird für prozentuale Aufteilung verwendet.

Ansatz * Anteil: Der Anteil für die Umverteilung wird in einer Bewertungseinheit angegeben, z.B. bei Miete die Quadratmeter. Der Ansatz gibt den Preis für eine Einheit, z.B. für Quadratmeter, an. Die Bezeichnung wäre in diesem Fall Quadratmeter. Mit diesem Verfahren wird ein Fixbetrag umverteilt.

Fixbetrag/Basis * Anteil: Es wird ein Fixbetrag entsprechend den Anteilen wie bei Verfahren 1 umverteilt. Die Umverteilung erfolgt unabhängig vom tatsächlichen Saldo der Vorkostenstelle. Der Fall liegt z.B. bei Versicherungsprämien vor, die gleichmässig auf alle Monate verteilt werden.

Nach Istwerten: Die Umverteilung erfolgt analog dem Verfahren 1, wobei die Anteile den Salden einer Kostenart oder der Kostenarten einer DB-Position entsprechen. Die Basis ist die Summe der Salden (Anteile). Das Verfahren kommt zur Anwendung, wenn die Umverteilung in Abhängigkeit von der Inanspruchnahme erfolgen soll, z.B. Lagerhaltungskosten in Abhängigkeit des bezogenen Materials (wertmässig).

Umlagekostenart: Tragen Sie hier die Kostenart ein, auf welche die Umlagebuchung erfolgen soll. Bei der Vorkostenstelle wird die Umlage nagativ auf diese Kostenart gebucht.
Buchungstext: Text der Buchungen bei der Umlage der Vorkostenstelle auf die Zielkostenstellen.
Basis: Für die Umlageart 1 und 3 ist die Basis für die Berechnung zu definieren. Erfolgt die Verteilung in Prozent, so wählen Sie die Umlageart 1 und tragen als Basiswert 100 ein.
Fixbetrag: Mit der Umlageart 3 können Sie einen Fixbetrag (z.B. Miete, Versicherungsprämie) auf Kostenstellen umlegen. Tragen Sie den Fixbetrag in diesem Fall hier ein.$
Ansatz: Für die Umlageart 2 können Sie einen Ansatz (z.B. Miete pro Quadratmeter) definieren, welcher dann mit dem zu verteilenden Anteil der jeweiligen Kostenstelle multipliziert wird.

Im nachfolgenden Tabellenfenster können Sie für die Umlagearten 1 bis 3 die Hauptkostenstellen oder andere Vorkostenstellen mit ihrem entsprechenden Anteil definieren.

Nr.: Vorgegebene Nummer zur Verteilung. Die maximale Anzahl Verteilungen in dieser Tabelle können Sie in den Grunddaten unter Menupunkt 7.1 einstellen.
KST: Kostenstelle, auf welche verteilt werden soll. Sie können F1 verwenden, um Einsicht in die Kostenstellenliste zu erhalten.
Anteil: Anteil der Kostenstelle an der Basis. In der Summe müssen die Anteile aller Kostenstelle den im Feld Basis eingetragenen Wert ergeben. Die Summe sehen Sie im Total-Fenster.

Für das Umlageverfahren 4 wird die Verteilung im folgenden Fenster festgelegt.

Nr.: Vorgegebene Nummer zur Verteilung. Die maximale Anzahl Verteilungen in dieser Tabelle können Sie in den Grunddaten unter Menupunkt 7.1 einstellen.
KST: Kostenstelle, auf welche verteilt werden soll. Sie können F1 verwenden, um Einsicht in die Kostenstellenliste zu erhalten.
KA: Kostenart, deren Monatssaldo der Anteil für die Umverteilung ist.
DB-Position: DB-Position der Kostenarten, deren Monatssaldo als Anteil für die Umverteilung verwendet werden soll. Es kann entweder die Angabe KA oder die Angabe DB-Position verwendet werden.

Verknüpfung der Kostenstelle mit den Kostenarten

Die Kostenstelle kann nun mit den gewünschten Kostenarten verknüpft werden. 

KA: Code der Kostenart
Bezeichnung: Bezeichnung der Kostenart
Art: Position innerhalb des BAB (Betriebsabrechnungsbogens), vgl. 6.6 BAB definieren.
Position: Position der Kostenart in der Deckungsbeitragsrechnung.
X: * bedeutet, dass die Kostenstelle mit dieser Kostenart verknüpft ist. Wenn eine Position ein + hat, kann die Verknüpfung nicht gelöscht werden und es erscheint die folgende Meldung

Abschliessend werden die definierten Verknüpfungen eingetragen

Hinweis Wird in den Grunddaten die automatische Verknüpfung aller Kostenstellen mit allen Kostenarten aktiviert, entfällt dieser Schritt. Bei vielen Kostenstellen und -arten ergibt das eine sehr grosse Datenmenge, wobei die meisten Einträge leer sein werden. Deshalb wird in dieser Situation die automatische Verknüpfung nicht empfohlen.

F2 = Buchungen
Buchungseinsicht für die aufgerufene Kostenstelle. Zuerst kommt die Periodenauswahl, wobei auch die Archive ausgewählt werden können.

F3 = Kostenarten
Anzeige der Kostenarten, die mit der aufgerufenen Kostenstelle verknüpft sind

F5 = Einschränkungen auf Kostenstellen definieren

Mit Hilfe von Einschränkungen ist es möglich Kostenstellen für bestimmte Benutzer und / oder für einen definierten Zeitraum fürs Buchen zu sperren. Umgekehrt kann aber auch definiert werden, dass die Regel explizit erlaubt auf eine Kostenstelle zu Buchen, wenn das einfacher ist zum definieren.

Solange keine Kostenstelle vorgewählt wurde, werden mit F5 alle definierten Einschränkungen angezeigt. Wurde ein Konto ausgewählt, werden nur die Einschränkungen des Kontos angezeigt.

Einschränkung erfassen / editieren:

Kostenstelle:	Kostenstellencode bereits erfasster Kostenstellen. Kann mittels F1 ausgewählt werden.
Bezeichnung:	Bezeichnung für diese Einschränkung. Ist ein Pflichtfeld. Diese wird in der Meldung ausgegeben, damit ersichtlich ist, welche Regel hier zur Anwendung kam.
Startdatum / -zeit	Festlegen des Startzeitraums der Einschränkung.
Endedatum / -zeit	Festlegen des Endezeitraums der Einschränkung.
Users	Festlegen der Benutzer, für welche diese Einschränkung gelten soll. Kann mit F1 ausgewählt werden:
Rollen	Festlegen der Rollen, für welche diese Einschränkung gelten soll. Kann mit F1 ausgewählt werden:
Ist eine "Erlaubt"-Regel	Wenn aktiv, bedeutet das, das nur innerhalb des gewählten Zeitraums und ev. definierter Benutzer / Rollen das Konto zum Buchen verwendet werden kann. Wichtig: Einschränkungen auf das gleiche Konto sind jeweils immer alle "Erlaubt" oder nicht "Erlaubt". Es kann nicht innerhalb eines Kontos gewechselt werden.